Lors de la rencontre initiale, l'équipe prend en notes les intentions des clients ainsi que ses besoins. La direction conceptuelle est alors ciblée en échangeant des images d’inspiration, des idées et des croquis. L’équipe recueille ensuite les autres éléments établissant les contraintes du projet tel que relevé de mesure, règlements d’urbanisme, certificat de localisation ou plan de terrain, visite du site, étude de la topographie, de la végétation et de l’ensoleillement, points de vue à préconiser, etc. pour les analyser.